Một tuần với nhiều deadline công việc khiến bạn mệt mỏi, đôi lúc còn quên đi lịch trình trong tuần của mình. Đã đến lúc bạn “bắt tay” với Google Calendar để mọi kế hoạch tuần của bạn trở nên khoa học hơn.
Xem thêm:
- Một số cách giúp bạn tạo Tweet dài hơn trên Twitter
- Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Shortcuts trên iPhone
Việc lên kế hoạch tuần có thể khiến bạn mất vài giờ đồng hồ để suy nghĩ, sắp xếp công việc theo ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên đổi lại, nó sẽ giúp bạn biết được cần làm gì trong ngày, nên làm việc gì trước, việc gì có thể để sau. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian trong tuần cũng như hạn chế việc quên đầu mục công việc bạn được giao. Đó là lý do mà ứng dụng Google Calendar thật sự hữu ích dành cho tất cả mọi người.
Cách tải Google Calendar về máy tính
Bạn hoàn toàn có thể tải Google Calendar về máy tính của mình như một phím tắt đơn giản.
Bước 1: Mở Google Calendar trong Chrome.
Bước 2: Nhấn vào dấu ba chấm đứng ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ trình duyệt web.
Bước 3: Lựa chọn More Tools và nhấn vào vào Tạo lối tắt (Create Shortcut).
Bước 4: Đặt tên cho Calendar của bạn và nhấn vào Create.
Nhấn đúp vào phím tắt Google Calendar trên màn hình là bạn đã có thể truy cập ngay vào lịch bằng trình duyệt mặc định.
Tạo lịch mới
Nếu bạn muốn sử dụng lịch của mình cho nhiều mục đích khác nhau, bạn có thể tạo các lịch mới cho mỗi phần việc mà bạn đang muốn theo dõi trên Calendar.
Bước 1: Truy cập Google Calendar trên máy tính của bạn.
Bước 2: Ở góc bên trái màn hình, nhấp vào biểu tượng dấu + ở bên phải mục Lịch khác (Other calendars).
Bước 3: Tại menu hiện lên, chọn Tạo lịch mới (Create new calendar).
Bước 4: Thêm tên và phần mô tả cho kế hoạch của bạn. Sau khi hoàn thành nhấn Tạo lịch (Create calendar).
Bước 5: Lịch về kế hoạch của bạn tạo thành công sẽ hiển thị ở phần Lịch của tôi (My calendars) bên trái màn hình.
Lên kế hoạch làm việc trong lịch
Để thêm các sự kiện, cuộc họp hay ghi chú vào lịch kế hoạch của bạn, làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở giao diện Calendar, nhấn nút Tạo (Create) bên trái màn hình, nhấn lựa chọn loại kế hoạch của bạn. Hoặc bạn có thể nhấn vào ô thời gian bất kỳ ở khung bên phải màn hình.
Bước 2: Ở bảng hiện ra, đặt tên cho kế hoạch của bạn, lựa chọn loại kế hoạch, thêm thời gian bạn đặt ra cho kế hoạch cùng các thông tin liên quan.
Bước 3: Sau khi hoàn tất, bấm Lưu (Save) để lưu kế hoạch.
Thay đổi chế độ xem lịch
Việc thay đổi chế độ xem lịch với Google Calendar rất dễ dàng. Bên góc phải cạnh biểu tượng bánh răng có hiển thị phần lựa chọn chế độ xem lịch.
Hãy nhấn vào đó và lựa chọn cách xem lịch phù hợp với mong muốn. Bạn có thể lựa chọn xem lịch theo Ngày (Day), Tuần (Week), Tháng (Month), Năm (Year), Lịch biểu (Schedule) hay 4 ngày (4 days).
Ngoài ra, có một tính năng đặc biệt mà Google Calendar cung cấp cho người dùng là có thể ẩn hoặc hiển thị các ngày cuối tuần.
Hiển thị các lịch được tạo
Giúp bạn xem được hết tất cả các kế hoạch của mình trong tuần. Từ đó có thể điều chỉnh các kế hoạch của bạn phù hợp hơn, tránh việc chồng chéo các kế hoạch với nhau.
Đơn giản bạn chỉ cần đánh dấu tick vào các lịch của bạn ở Lịch của tôi và Lịch khác góc bên trái màn hình.
Thay đổi màu sắc cho kế hoạch sự kiện
Nó sẽ giúp bạn quản lý các kế hoạch sự kiện trong một lịch của mình hiệu quả hơn. Để thay đổi màu sắc, bấm vào kế hoạch sự kiện mà bạn muốn thay đổi.
Tại bảng hiện ra, kéo xuống dưới bạn sẽ thấy một biểu tượng màu. Nhấn vào đó và chọn màu bạn muốn thay đổi cho kế hoạch sự kiện của mình. Sau đó, nhấp vào nút Lưu để hoàn tất.
Đơn giản hơn, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào lịch sự kiện, bảng màu sẽ hiện ra để bạn tùy chỉnh màu sắc.
Theo dõi lịch trình của các thành viên
Việc có thể xem lịch trình thời gian của các đồng nghiệp trong Calendar sẽ giúp công việc đội nhóm của bạn thuận lợi hơn.
Bước 1: Mở Google Calendar của bạn, ở phía bên trái màn hình, nhập email của đồng nghiệp bạn cần xem lịch trong thanh search Tìm người (Search for people).
Bước 2: Bạn sẽ cần đồng nghiệp chấp nhận yêu cầu truy cập để có thể xem lịch của các thành viên.
Chia sẻ lịch trình của bạn
Bạn cũng có thể chia sẻ lịch trình của mình cho những người trong team bằng cách:
Bước 1: Ở phía bên trái màn hình, tại phần Lịch của tôi, nhấp vào dấu ba chấm đứng ở bên phải lịch bạn muốn chia sẻ.
Bước 2: Tại menu hiện ra, chọn Cài đặt và chia sẻ (Settings and sharing).
Bước 4: Bạn sẽ được chuyển đến phần Cài đặt của ứng dụng. Trong mục Quyền truy cập, bạn có thể đặt lịch của mình ở chế độ công khai hay lấy liên kết để gửi cho người bạn muốn chia sẻ.
Hoặc bạn có thể chia sẻ cho một nhóm người cụ thể bằng cách nhấn vào Thêm người dùng và nhóm (Add people and group) ở bên dưới.
Thêm tệp đính kèm
Bạn có thể đính kèm tập tin liên quan đến kế hoạch sự kiện của mình trong Google Calendar.
Bước 1: Nhấn đúp vào kế hoạch sự kiện mà bạn muốn thêm tệp đính kèm.
Bước 2: Trong bảng hiện ra, chọn biểu tượng kẹp giấy để thêm tệp.
Bước 3: Sau khi đã chọn xong các tệp, nhấn Chèn (Insert) để hoàn tất.
Nhận thông báo qua Email
Để kiểm soát công việc, bạn có thể thiết lập Google Calendar gửi thông báo về Gmail của mình.
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng ở góc phải màn hình, sau đó lựa chọn Cài đặt.
Bước 2: Nhấn vào lịch của bạn trong phần Cài đặt lịch của tôi (Settings for my calendars).
Bước 3: Cuộn đến phần Thông báo khác (Other notifications).
Bước 4: Trong Chương trình làm việc hàng ngày (Daily agenda), lựa chọn gửi qua Email ở phần hiển thị góc bên phải.
Bước 5: Lịch làm việc hàng ngày của bạn sẽ được gửi đến tài khoản email bạn đăng ký.
Tạo nhắc nhở cho kế hoạch
Để tạo lời nhắc cho kế hoạch của mình, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấn vào lịch trong phần Cài đặt lịch của tôi, tìm phần Thông báo sự kiện (Event notifications).
Bước 2: Chọn nguồn nhận thông báo và thời gian thông báo theo giờ, phút, giây, tuần.
Bước 3: Để có thêm nhiều thông báo, nhấn vào Thêm thông báo (Add notification)
Để không bỏ lỡ bất cứ công việc, kế hoạch hay sự kiện gì, hãy thử sử dụng ngay Google Calendar nhé!
Chiasetech.com – Chuyên chia sẻ tin tức, thủ thuật công nghệ số 1
