Dùng MacBook mà không và biết tận dụng các chức năng của Automator thì thật đáng tiếc. Đọc ngay bài viết dưới đây để không bỏ lỡ công cụ hay giúp bạn tự động hóa các công việc trên Macbook nhanh chóng và chính xác.

Automator là gì?

Nếu bạn có những công việc thường xuyên thực hiện với Macbook và muốn thực hiện việc đó dễ dàng hơn, bạn có thể tạo luồng công việc với Automator. Đây là ứng dụng tự động hóa được thiết kế bởi Apple, ra mắt lần đầu tiên với MacOS Tiger. Nó cho phép người dùng tạo ra quy trình công việc tùy chỉnh để thực hiện những tác vụ từ đơn giản tới phức tạp. Từ đó, Automator sẽ giúp bạn tiết kiệm được lượng lớn thời gian, công sức và đồng thời tăng hiệu quả cho công việc của mình. 

Bạn có thể dùng Automator để tương tác với rất nhiều ứng dụng và thành phần của MacOS như Safari, iPhoto, iCall, Finder… Hay thậm chí với các ứng dụng không phải của Apple như Microsoft Office for Mac. Automator có thể giúp bạn thay đổi kích thước nhanh chóng hàng loạt ảnh, đổi tên nhiều tệp cùng lúc trong thư mục, kết hợp nhiều tệp PDF thành một, hoặc tắt toàn bộ ứng dụng trên Macbook dễ dàng chỉ với một cú click chuột và hơn thế nữa. Bạn chỉ cần tạo câu lệnh trên Automator, lưu lại để dùng cho các lần sau, rất đơn giản và hữu ích.

Cách sử dụng Automator trên máy Mac

Đầu tiên, hãy tìm hiểu cách sử dụng đơn giản công cụ Automator trên MacOS:

Bước 1: Bạn tìm kiếm công cụ bằng Spotlight. Hãy nhấn tổ hợp phím Command + Space, nhập từ khóa “Automator” và chọn mục cùng tên trong danh sách kết quả xuất hiện.

Hoặc đơn giản, đi tới Finder >> Applications (Ứng dụng) >> Automator.

Bước 2: Trong thanh công cụ ứng dụng Automator trên máy Mac, chọn File >> New để tạo lệnh mới.

Bước 3: Ở cửa sổ pop-up vừa xuất hiện, chọn 1 trong 8 loại hành động làm việc làm đầu vào cho các hành động tiếp theo của bạn.

  • Workflow (Luồng công việc): cho phép người dùng chạy các tác vụ từ bên trong Automator.
  • Application (Ứng dụng): nơi bạn có thể tạo một ứng dụng độc lập. Tùy chọn này có thể xử lý dữ liệu hoặc bắt đầu một tác vụ khi có tệp hay thư mục được đưa vào để kích hoạt hành động.
  • Quick Action (Tác Vụ Nhanh): tạo luồng công việc và nó sẽ có sẵn trên cửa sổ Finder Windows, Menu Services hoặc Touch Bar.
  • Print Plugin (Trình cắm in): kích hoạt hộp thoại Print và sẽ thực hiện quy trình làm việc đã được người dùng cài đặt tác vụ tự động.
  • Folder Action (Tác vụ cho Thư mục): thực hiện những dòng công việc được đính kèm với thu mục.
  • Calendar Alarm (Cảnh báo Lịch): sự kiện được cài đặt báo thức lịch sẽ tự động chạy theo thời gian đặt trước.
  • Image Capture Plugin (Trình cắm Trình lấy hình ảnh): đặt các tác vụ tự động khi có hình ảnh được nhập vào hệ thống máy Mac từ iPhone, iPad, máy ảnh kỹ thuật số.
  • Dictation Command (Lệnh đọc chính tả): hỗ trợ người dùng thiết lập tác vụ tự động bằng cách kích hoạt trình điều khiển giọng nói. Nó tương tự như việc bạn ra lệnh cho Siri trên iPhone.

Bước 4: Khi bạn đã chọn loại hành động phù hợp, bạn sẽ được đưa tới thư mục Thư viện, nơi lưu trữ các hành động và biến có sẵn, bạn có thể thiết lập các tác vụ tự động theo nhu cầu và sở thích của mình.

Bước 5: Sau khi thiết lập hoàn tất, lưu file để sử dụng cho những lần sau.

Xem thêm:

Ví dụ thực hiện công việc với Mac dễ dàng với Automator

Có khá nhiều công việc với Macbook mà Automator có thể hỗ trợ bạn thực hiện nhanh và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của mình. Cùng khám phá ngắn gọn một số chức năng của ứng dụng Automator ngay thôi nào.

Chụp ảnh màn hình với Automator

Tạo một ứng dụng chụp ảnh màn hình độc lập bằng Automator là một cách thú vị để bạn có thể chụp ảnh màn hình máy Mac của mình khi cần.

Bước 1: Trong ứng dụng Automator, nhấp đúp vào Application. Hoặc click vào Application rồi bấm Choose (Chọn).

Bước 2: Trong tab Actions (Hành động), chọn Library (Thư viện) rồi cuộn danh sách hàng động tới Take Screenshot (Chụp ảnh màn hình). Nhấn đúp hoặc kéo thả tác vụ vào phần trống của cửa sổ Automator.

Hoặc bạn có thể nhập từ khóa “Take Screenshot” trong ô tìm kiếm để tìm thấy tác vụ một cách dễ dàng.

Bước 3: Ở cửa sổ thiết lập tác vụ, chọn Full Screen (Toàn màn hình) nếu bạn muốn chụp toàn bộ màn hình máy Mac, hoặc Interactive (Tương tác) để chụp một phần nhất định.

Bước 4: Tick chọn hộp kiểm Timed (Đã hẹn giờ) nếu bạn muốn chụp ảnh màn hình sau khi chạy tự động hóa vài giây. Chỉ định thời lượng trễ trong hộp thoại bên cạnh.

Nếu bạn muốn chụp tất cả các màn hình được kết nối, bỏ chọn tại mục Main Monitor Only (Chỉ màn hình chính). Tùy chọn này sẽ chỉ chụp màn hình điều khiển khi bạn chạy quy trình làm việc Automator.

Bước 5: Chọn nơi bạn muốn lưu ảnh chụp màn hình trên máy Mac của bạn tại Save To (Lưu).

Bước 5: Sau đó, bạn có thể nhấn Run (Chạy) ở góc bên phải màn hình để thử tự động hóa.

Bước 6: Chọn File (Tệp) trên thanh menu và chọn Save (Lưu) để lưu tự động hóa. Ngoài ra, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Command + S.

Bước 7: Bây giờ, bạn đã có thể tiến hành chụp ảnh màn hình chỉ bằng một cú click chuột. 

Thoát tất cả ứng dụng một lúc

Không còn phải bấm thoát từng ứng dụng mỗi lần. Chỉ cần một cú click chuột, toàn bộ ứng dụng đang chạy đều tắt, cực nhanh và dễ dàng.

Bước 1: Mở ứng dụng Automator và chọn Application làm loại tài liệu.

Bước 2: Tại cửa sổ chính của ứng dụng, nhấn vào Action >> Library >> Utilities (Tiện ích) >> Quit All Applications (Thoát tất cả ứng dụng) để tiến hành thiết lập tự động hóa.

Bước 3: Tại hộp thoại chi tiết xuất hiện, bạn có thể lựa chọn cài đặt sau:

  • Thêm ứng dụng bất kì Do not quit (Không thoát) để không bị tắt nhầm ứng dụng nào đó khi chạy tác vụ nhanh. Chọn Add (Thêm) để thêm ứng dụng. Bạn cũng có thể sử dụng nút Add current applications (Thêm ứng dụng hiện tại) để thêm những ứng dụng đang hoạt động vào danh sách miễn trừ.
  • Ngoài ra, đảm bảo tick chọn hộp kiểm Ask to save changes (Yêu cầu lưu thay đổi) để đảm bảo không bị mất dữ liệu chưa được lưu khi chạy tác vụ. Khi chạy tác vụ, bạn sẽ nhận được thông báo lưu tệp của mình trước khi đóng ứng dụng.

Bước 4: Nhấn Command + S để lưu hành động nhanh, bạn có thể đặt tên cho tác vụ, chọn vị trí/ thư mục lưu trữ, chọn định dạng tệp là Application (Ứng dụng). Nhấn nút Save để hoàn tất.

Đặt âm lượng cố định cho máy tính

Bạn có thể cài đặt âm lượng đầu ra và đầu vào trên máy Mac theo sở thích của mình chỉ với một cú click.

Bước 1: Chọn Application trong Automator làm loại tài liệu.

Bước 2: Trong thư viện tiện ích của Actions, chọn Set Computer Volume (Đặt âm lượng máy tính).

Bước 3: Điều chỉnh thanh trượt để cài đặt âm lượng của máy Mac theo sở thích của bạn. Sau đó nhấn Command + S để lưu thay đổi. Như vậy, khi chạy tác vụ, âm lượng của máy sẽ được đặt lại đúng mức ưa thích của bạn. 

Kết hợp nhiều tệp PDF thành một

Automator cung cấp nhiều tùy chọn và kiểu để hợp nhất cái tài liệu PDF. Hãy thử cài đặt và sử dụng nó nhé!

Bước 1: Mở Automator và nhấn đúp vào Quick Action.

Bước 2: Gõ PDF vào thanh tìm kiếm rồi chọn Combine PDF Pages (Kết hợp các trang PDF).

Bước 3: Chọn cách bạn muốn kết hợp các trang PDF lại với nhau.

  • Appending pages (Các trang nối): Thêm tất cả các trang tài liệu PDF phụ vào cuối tài liệu PDF chính theo thứ tự trang.
  • Shuffling pages (Trang xáo trộn): Tạo tệp PDF mới với các trang từ mỗi tài liệu theo thứ tự xen kẽ.

Bước 4: Tiếp theo, thêm hành động thứ 3 bằng cách chọn Files & Folders (Tệp và Thư mục) trong thư mục Library, rồi nhấn đúp vào Move Finder Items (Di chuyển mục tìm kiếm).

Bước 5: Chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF sau khi hợp nhất tại mục To (Tới) trong khung cài đặt vừa hiện ra. Tick vào hộp kiểm Replacing existing files (Thay thế tệp hiện có) nếu bạn muốn thay thế tệp hiện có bằng tệp tạo thành.

Bước 6: Sau khi hoàn tất cài đặt, nhấn Command + S để tiến hành lưu tác vụ nhanh.

Bước 7: Để kết hợp nhiều tệp PDF thành một, nhấn chọn và giữ điều khiển khi bấm vào các tệp. Sau đó chọn Quick Actions rồi chọn Combine PDF. Automator sẽ kết hợp các tệp theo phương pháp kết hợp bạn đã chọn tại bước 3 rồi lưu tài liệu PDF vào vị trí đã chỉ định. 

Chỉnh sửa các tác vụ nhanh và ứng dụng trong Automator

Thao tác theo các bước sau đây để có thể chỉnh sửa những tác vụ nhanh và ứng dụng bạn muốn chỉnh sửa nhé.

Bước 1: Mở Automator và chọn Open an Existing Document (Mở tài liệu hiện có)

Bước 2: Điều hướng tới thư mục chứa tác vụ nhanh/ ứng dụng bạn muốn chỉnh sửa. Chọn Tác vụ nhanh/ Ứng dụng rồi nhấn Open (Mở) để tiếp tục.

Bước 3: Thực hiện các điều chỉnh theo sở thích của bạn rồi nhấn Comand + S để lưu các thay đổi.

Lưu ý: Nếu bạn không tìm thấy vị trí các Tác vụ nhanh đã lưu, hãy đi tới System Preferences (Tùy chọn hệ thống) >> Extensions (Tiện ích mở rộng) và kiểm tra tại mục Finder hoặc Touch Bar bên thanh bên. Giữ Control khi bấm vào Tác vụ nhanh và chọn Show in Finder (Hiển thị trong Finder)

Sau đó, nhấn đúp vào hành động bạn muốn chỉnh sửa rồi thay đổi cấu hình của chúng trong Automator.

Ứng dụng Automator có hàng trăm tùy chọn tùy chỉnh để bạn tối ưu công việc của mình với Macbook. Bạn có thể từ từ khám phá, thiết lập và sử dụng chúng như những mẹo làm việc nhanh và hiệu quả cho riêng mình. Hy vọng các thông tin mà Chia sẻ Tech đã chia sẻ về một số cách sử dụng Automator đã giúp bạn biết thêm một công cụ làm việc cực hữu ích trên MacOS. Theo dõi chúng tôi để có thể cập nhật thêm nhiều thông tin về công nghệ, thủ thuật máy tính, thủ thuật điện thoại hữu ích mỗi ngày nhé!

Chiasetech.com – Chuyên trang chia sẻ tin tức, thủ thuật công nghệ số 1

Theo dõi trên chiasetech.com Google News

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *