Chia Sẻ Tech sẽ hướng dẫn 3 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel cực nhanh và chính xác.
Xem thêm:
Tin học văn phòng là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng trong công việc. Thành thạo kỹ năng này giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa thời gian. Nếu như bạn đang gặp khó khăn với những bảng tính Excel dài “vô tận” khi phải đánh số thứ tự tới hàng trăm, hàng nghìn thì hãy tham khảo bài viết này của Chia Sẻ Tech để tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc. Trong bài viết, mình sử dụng Excel 2013 trên máy Surface Laptop 5, bạn có thể thực hiện tương tự với phiên bản Excel và dòng máy khác.
1. Đánh số thứ tự bằng cách kéo thả chuột
Thay vì phải gõ từng số thứ tự một với một bảng tính dài, bạn hoàn toàn có thể thao tác kéo thả chuột để đánh số, thậm chí còn chính xác hơn là đánh từng số thủ công. Tuy nhiên, cần chú ý rằng, cách kéo thả chỉ nên áp dụng với bảng tính ngắn và không quá dài.
Bước 1: Bạn hãy gõ hai số thứ tự đầu tiên của bảng > Kéo chọn cả hai số này.
Bước 2: Tiếp theo, đưa con trỏ chuột về góc dưới bên phải của ô tính cho đến khi con trỏ chuyển sang biểu tượng dấu + > Tiến hành kéo thả từ trên xuống dưới theo một đường thẳng cho đến ô cuối cùng của bảng tính.
Khi đó, bảng tính của bạn đã được đánh số nhanh chóng mà không phải gõ từng số thứ tự một, tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Lưu ý: Khi đánh số thứ tự theo cách này, nếu bạn xóa một hàng trong bảng, số thứ tự sẽ không tự động cập nhật mà vẫn giữ nguyên như ban đầu.
2. Đánh số thứ tự bằng tính năng AutoFill
Để sử dụng tính năng này, bạn nên hoàn tất điền các giá trị của bảng tính vào rồi sau đó mới thực hiện đánh số thứ tự cuối cùng.
Bước 1: Bạn hãy gõ số thứ tự đầu tiên vào ô tính cần đánh số. Tiếp đến, đưa con trỏ chuột về góc dưới bên phải của ô tính đó sao cho con trỏ chuyển thành biểu tượng dấu +.
Bước 2: Tiến hành nháy đúp chuột tại vị trí đó. Khi đó, số thứ tự sẽ xuất hiện từ hàng kế tiếp, bên dưới ô tính đầu tiên cho đến hàng cuối cùng có điền giá trị. Tuy nhiên, các số thứ tự này vẫn là 1.
Bước 3: Để xuất hiện số thứ tự dạng tăng tiến, bạn hãy nhấn vào biểu tượng AutoFill options ở góc dưới bên phải ô tính cuối cùng được đánh số thứ tự. Sau đó, chọn Fill Series.
Cuối cùng, bảng tính đã được đánh số thứ tự tự động chỉ với vài giây thao tác nhanh.
Lưu ý: Khi đánh số thứ tự theo cách này, nếu bạn xóa một hàng trong bảng, số thứ tự sẽ không tự động cập nhật mà vẫn giữ nguyên như ban đầu.
3. Đánh số thứ tự bằng hàm ROW
Để khắc phục nhược điểm cho các cách trên, Chia Sẻ Tech sẽ hướng dẫn bạn sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự tự động nhanh chóng, chính xác.
Bước 1: Tại ô tính cần đánh số thứ tự đầu tiên, bạn hãy gõ công thức =ROW() – n
Trong đó: n là giá trị hàng của ô tính phía trước ô tính đang cần đánh số
Ví dụ: bạn cần đánh số thứ tự đầu tiên ở ô A3. Nếu chỉ sử dụng công thức =ROW() thì giá trị trả về tại ô này là 3. Vậy để giá tị trả về là 1, bạn cần trừ thêm cho 2 vì A3 thuộc hàng 3 trong cả trang tính.
Bước 2: Chọn lại ô tính vừa nhập công thức > Đưa con trỏ chuột về góc dưới bên phải ô tính > Xuất hiện con trỏ hình dấu + > Nháy đúp chuột.
Khi đó, công thức sẽ sao chép đến hàng cuối cùng có điền giá trị. Bạn cũng có thể kéo thả thông thường để sao chép công thức cho từng ô tính.
Với cách này, khi bạn xóa đi một hàng ngẫu nhiên trong bảng tính, số thứ tự sẽ tự động cập nhật lại chính xác mà không phải thao tác gì thêm.
Như vậy, Chia Sẻ Tech đã hướng dẫn bạn 3 cách phổ biến nhất để đánh số thứ tự tự động chính xác, nhanh chóng giúp tiết kiệm được thời gian trong công việc, học tập. Theo dõi chiasetech.com để cập nhật thêm các thủ thuật văn phòng mới.
Chúc bạn thành công!
Chia Sẻ Tech – Chuyên trang chia sẻ tin tức, thủ thuật công nghệ số 1!
